Модерація в тренінгах і проєктних групах

Часто в описі змісту тренінгових програм можна побачити, що на тренінгу буде використовуватися модерація. Чи так це насправді? Які техніки при цьому застосовуються, чи під "модерацією" мається на увазі лише фіксація висловлювань групи на фліпчарті? Що таке модерація і в чому її відмінності від фасилітації - ми розглянемо на нашому майстер-класі.

‍

Для початку…

Поставте крапку там, де Ви вважаєте, що зараз перебуваєте. Це один з методів модерації, про який ви дізнаєтесь далі.

Термін "модерація"

Модерація сайту, модерація висловлювань і навіть модерація кохання
- такі варіанти Ви знайдете в інтернеті за запитом цього поняття.

‍

Термін "модерація" походить від італійського moderare, що означає "пом’якшення", "стримування», "помірність". Модератором називають не лише ведучого мітингу, а й редактора рубрики на телебаченні та радіо, а також ведучого форумів на сайті. У Ватикані модератором була особа, яка вказувала на найсуттєвіші моменти у виступах Папи. Також відомо, що термін "адвокат диявола" теж має певний стосунок до процесу модерації. Коли священника посвячували в новий сан, йому належав не лише захисник, який розповідав про його добрі справи перед Богом, а й "адвокат диявола", який також був священником, але розповідав про те, чому цей послушник не гідний нового звання. А модератор фіксував процес церковного мітингу й надавав рівний час для виступів обом сторонам.

‍

Модерація, яка використовується під час проведення проєктних мітингів та семінарів, має певну схожість із модерацією сайту. Модерація сайту - це відстеження дотримання правил обговорення тем на форумі, встановлених власником сайту. У цьому і полягає схожість. Відмінність же в тому, що модератор форуму може заблокувати учасника обговорення, якщо той не дотримується встановлених правил. У бізнес-модерації ведучий несе відповідальність за процес і організаційний результат мітингу, а група - за його зміст. Так, якщо під час фіксації відповідей на запитання деякі учасники у жартівливій формі дають відповіді, модератор усе одно записує будь-які висловлювання. Скажете, що мітинг пішов не в тому напрямку? Навпаки: група, бачачи, що фіксується все, дуже швидко, навіть без моральних закликів, повертається в потрібне русло.

‍

Техніки та методи модерації в Україну привезла компанія Team Training International (штаб-квартира у Відні з 1972 року) в особі дочірнього підприємства "Тім Трейнінг Україна" у 1992 році. Саме фахівці тренінгу з Австрії та Германії - є авторами методів модерації (перевірити це легко, звернувшись до першоджерел).

-----

По стану на зараз, більше використовується термін саме "фасілітація" ніж "модерація". Хоч по факту, це зовсім різні поняття, проте зараз, під цими поняттями в обіході тренерів розуміється одне і те саме (подивіться переклад цих слів). Чому так? Версія така, що американські тренери проходили навчання у австрійських методам модерації, а потім почали розповсюджувати ці методи вже під назвою "фасілітація". Враховуючи інтеркультурні особливості, американські тренері більш спрямовані на продаж, ніж більш замкнені німці чи автрійці. Тому спочатку на ринку була "модерація", а потім поступово переодягнулась в термін "фасілітація".

-----

Про класичне визначення цих термінів, читайте далі.

Бізнес-визначення

Отже, модерація - це:

‍а) сукупність технік організації взаємодії в групі та використанням активних методів візуалізації;

б) спосіб системного, структурованого проведення наради (семінару) з прозорими методами задля ефективної підготовки, проведення, прийняття рішень та підбиття підсумків зустрічі.

‍

Мета проведення модерації - якомога повне залучення всіх учасників до робочого процесу обговорювання завдань або вирішення проблем  та розроблення плану дій.

‍

Часто учасники запитують, у чому ж відмінність модерації від фасилітації. Фасилітація (від англ. to facilitate - полегшувати, сприяти, допомагати) - це процес, у межах якого ведучий сприяє встановленню в групі конструктивної взаємодії та комунікації. Відмінність фасилітації від модерації полягає в тому, що фасилітатор, як правило, не планує структуру процесу взаємодії учасників, а більшою мірою реагує на перебіг дискусії. Наприклад, через постановку запитань, реагування на кожне висловлювання, контроль часу виступів. Якщо фасилітатор орієнтований передусім на власні навички взаємодії з групою, то модератор, окрім цього, планує сценарій процесу модерації, під час проведення якого використовує структуровані методи візуалізації, що дозволяють групі дійти до рішення та чіткого плану дій. "Чистий" процес використання модерації використовується лише в проєктних мітингах (або як зараз кажуть "стратегічних сесіях") і прописується в робочій структурі модерації.

Загальна робоча структура процесу модерації

Подібно до вистави, модератор складає сценарій, який охоплює етапи від постановки проблеми до конкретного переліку заходів. Він включає:

1. Вступ:
   - формування та розсилання порядку денного мітингу залученим експертам
   - постановку й ознайомлення з правилами роботи;
2. Робочий етап:
   - постановку ключових запитань;
   - структура та послідовність дій;
   - добір технік модерації;
   - формат візуалізації.
3. Завершальний етап
   - фіксація та представлення результатів.

Структура робочого процесу залежить від типу мітингу: проєктний (мета - розробка рішень та завдань) чи регулюючий (інформування та регулювання робочих процесів компанії), а також від робочих завдань і бажаного результату.

Проєктний мітинг

- це зібрання експертів і компетентних фахівців (середня непарна кількість - 5-7 осіб ) з метою збору ідей, розроблення проєктів, опрацювання пропозицій, підготовки альтернатив і рішень, планів, розгляду та розроблення підходів до вирішення проблем. Відмінними ознаками процесу роботи проєктної групи є рівноправність учасників і повна відсутність ієрархії.

Типовий сценарій проєктного мітингу включає:

• центрацію, залучення та мотивацію;
• загальний банк даних;
• напрацювання ідей;
• інтерпретацію ідей, підходів і даних;
• аналіз; пріорітетність, рішення;
• оформлення результатів.

Поширеною помилкою керівників є прагнення отримати ідеї та рішення співробітників
- на загальному регулюючому (регулярному) мітингу

Регулювальний мітинг

- це зібрання всіх (без винятку) працівників компанії в межах необхідного рівня управління з метою донесення інформації про результати діяльності організації, її завдання та ухвалені рішення. Відмінними ознаками такого мітингу є статус, ієрархія та розподіл ролей (влади) відповідно до структури компанії.

Типовий сценарій регулювального мітингу:

• формальне привітання
• чітко визначений порядок денний
• доповідь (повідомлення, оцінку)
• донесення напрямів, змісту, цілей і завдань
• повідомлення про повноваження, рішення та дії
• мотивуюче завершення.

відмінність модерації в тренінгу та проєктній групі

‍
Отже, у чому ж полягає відмінність застосування технік і методів модерації в проєктній групі та тренінг-семінарі? Прошу:

‍

Деякі методи модерації

Отже, Ви, ймовірно, визначили, що методи модерації є лише одним з елементів процесу модерації. Але які саме вони бувають і в чому їхня особливість? Приступімо.

"Мозковий штурм"

- попри загальне відчуття знання цього методу, важливо пам’ятати: після збирання ідей (переходячи до стадії аналізу), необхідно мати заздалегідь підготовлені критерії для їх оцінювання, а не формувати їх разом із групою. Зазначу різновиди цього методу: подвійний прямий; зворотний прямий; круговий; за принципом "635".

"Карткове опитування"

- слугує для збирання та сортування тем, ідей, проблемних пунктів або варіантів рішень. Цей метод рекомендується використовувати в ситуаціях, коли розглядаються спірні теми. Опитування з використанням карток також є необхідним тоді, коли в групі недостатньо відкриті стосунки, а учасники стримані або мало знайомі між собою.

"Mind-mapping» або метод "коріння дерева"

- планування необхідних дій у межах проєкту, де від "стовбура дерева" розходяться "корені", або від основної мети відходять завдання, а також необхідні ресурси й дії у вигляді "відгалужень".

"Схема аналізу проблем"

- аналіз причин і наслідків існування основної проблеми. Приклад візуалізації:

‍

"Спалах"

- огляд думок учасників, наприклад, під час аналізу "проблемного поля". Це приклад зворотнього звязку, де кожний висловлює свою думку протягом 30 сек. без обговорень. Ще існує 7 варіантів проведення "спалаху"

"Багатопозиційне опитування"

- метод вибору за допомогою голосування. Застосовується тоді, коли за наявності багатьох альтернатив необхідно зробити вибір або визначити ставлення експертної групи до обговорюваних варіантів. Як варіант, може використовуватися після мозкового штурму, щоб відібрати ідеї, з якими варто працювати далі.

‍

Приклад візуалізації:

Які питання потребують негайного вирішення?

‍

"Поле координат"

- порівняння або розставлення пріоритетів. Наприклад, порівняння власної продукції та продукції конкурентів за осями "ціна - якість" або той варіант, де ви ставили точку на початку статті. В форматі мітинга або тренінга, кожен учасник з допомогою модераційних точок (або просто фломастера) виходить до фліп-чарту та ставить точку там, де він знаходиться. Отже завдяки цьому методу, ви залучили усю групу, та за декілька хвилин отримали зворотній звязок від усієї групи! Варіантів "поля координат" може бути безліч, усе залежить від вашої творчості.

правила поведінки модератора

Як уже зазначалося в описі відмінностей між проведенням мітингу та тренінгу-семінару, стиль роботи ведучого з учасниками суттєво відрізняється. Зупинюся лише на кількох важливих моментах. Отже, модератор:

• утримується від висловлення власної думки, не оцінює ані висловлювання, ані поведінку учасників зустрічі;
• за допомогою запитань активізує групу, а запитання з аудиторії сприймає й переадресовує самим учасникам, не відповідаючи на них самостійно;
• усвідомлює власні установки щодо людей і теми та бере на себе відповідальність за організацію процесу взаємодії в групі, передаючи самій групі відповідальність за зміст зустрічі;
• сприймає всі висловлювання групи як сигнали, що дає йому змогу зрозуміти перебіг процесу й допомогти учасникам усвідомити своє ставлення, аби можна було обговорювати порушення та конфлікти без "моралізаторських закликів";
• не виправдовується за свої дії та висловлювання, а з’ясовує труднощі, які приховуються за нападами та провокаціями;
• якщо модерацію проєктного мітингу проводить керівник й бере на себе відповідальність за модерування процесу рішення співробітниками свого відділу, але водночас розуміє необхідність висловити власну думку, він зобов’язаний дати учасникам зрозуміти, коли перебуває у функціональній ролі модератора, а коли він - як член групи висловлює свою позицію.

‍

Які проблеми та складнощі здатен вирішувати правильно вибудуваний процес модерації?

Проблеми, які вирішує модерація

• усувати нечіткість рішень і відсутність відповідальних осіб (чого так часто бракує під час стратегічних сесій, розроблення нових концепцій і ідей розвитку бізнесу);
• відсутність корпоративної культури (успіх правильно змодерованої робочої зустрічі впливає на подальшу спільну роботу в групах, підвищує готовність учасників розглядати всі ідеї та полярні точки зору, приймати їх і використовувати в роботі);
• нестачу мотивації персоналу.
  - по-перше, кожен учасник не просто поінформований, а бере посильну участь в ухваленні рішень, спираючись на спільні напрацювання.
  - по-друге, модерація спрямована на усунення чинників, що знижують мотивацію, а саме: монологів керівників і окремих співробітників, відхилень і відступів від теми, а також особистих нападів та інших проявів боротьби за владу з боку топ-менеджерів, які заважають конструктивним рішенням.
  - по-третє, процес і результат модерації дуже схожі на коучинг, метою якого є розвиток розуміння (усвідомлення) та відповідальності, як вибору авторства ідей і дій.

‍

Схожість із коучингом полягає ще й у тому, що модератору бажано не розбиратися в темі обговорення, що дозволяє йому залишатися більш об’єктивним. Так, коли в компанії Team Training International, яка об’єднує відомих тренерів практично з усіх великих країн світу (які є авторами методів модерації), виникла потреба в розробленні стратегії розвитку - був запрошений незалежний модератор (якій сам навчався в них), та який допомагав тренерам і менеджерам дійти спільного рішення (що вже казати про мітинги чи збори всередині компаній, які не займаються консалтингом?). Під час підготовки до процесу модерації ведучому важливо зібрати необхідну інформацію та спільно із замовником визначити ключові запитання, виходячи з яких будуватиметься сам процес, а зрештою - і результат мітингу.

І на завершення…

відкрийте першу сторінку цієї статті й поставте крапку там, де ви перебуваєте вже на цей момент. Рівень знань має суттєво зрости. Тепер справа за малим - спробувати на практиці й поставити крапку не лише вище, а й правіше…